仕事の効率化

今日書くことは私の尊敬するあるセミナーの講師の方からの教えられたことです。それは仕事の成果は３つの掛け算で決まるとのものです。それは

仕事の成果（アウトプット）＝仕事の知識×スピード×段どり

仕事をする上で知識が必要な事は勿論です。ただ、仕事の知識が人の倍あったとしても、資料を作るのがやたら遅くて人の半分のスピードでしかこなせないのであれば、2×1/2=1 で人並みになります。

その上、仕事の段取りが悪くて人の半分だとしますと、2×1/2×1/2=1/2で、仕事の知識は倍あったのに、仕事の成果は人の半分になってしまいます。

仕事の知識はある筈のベテラン社員の方が、文章を書くのが遅かったりPowerPointを使いこなせずプレゼン資料作成に、悪戦苦闘されているような状況がこのパターンの例だと思います。

逆に新入社員等で、仕事の知識はベテランの半分どころか1/4程度しかなくても、文章を書くのが人の倍、また段取りも人の倍くらいあったとすると1/4×2×2=1 で人並みの成果が出せてしまうのです。

一方で仕事にスピードを求めると仕事が雑になる。仕事は丁寧に行うべきだとの考えがあると思います。ただ、「多少中身が悪くても仕事が早い人間」と「ゆっくりだが丁寧な仕事がする人間」どちらかを選べと言われたら私は前者を選びます。

何故なら、成果物に対する部下の考える事と、上司の求めるイメージは、多くの場合、ズレが生じている事が普通で、そのズレは仮にラフであったとしても何らかの成果物を見せないと分からないからです。

部下がよかれと思って考えて締切ギリギリに提出した資料が、上司の考えと全く違うものですと、悲劇がおこります。締切まで時間が迫っているので、多少の無理をしても仕上げるより他なく、夜遅くまで残業したり、下手をすると徹夜してでも終えなくてはいけない歯目になるのです。

一方、多少まずい点があっても早めに成果物を見せておけば、仮に全面修正を命じられても修正する時間があります。上司も部下の仕事の進捗が見えない不安な状態から解放されますので双方にとってプラスの結果となると思えるのです。

次回はどのようにスピードを上げるかについての方法論を書きたいと思います