私のタスク管理法

皆様の中でも日々仕事に追われている方もいらっしゃるかと思います。やることが多くて、いつも仕事に追われている感がするという方も多いかと思います。

出世するような人程仕事は多く回ってきますし、いかに仕事のスピードを早めるといいましても限界はあります。そうなると仕事の優先順位を付ける必要があり、タスク管理を行う必要が出てきます。今日は中田がやっているタスク管理の方法をお伝えします。

中田が仕事で使っている手帳は、普通のビジネス手帳ではなく高橋の１日単位で記述が出来る、コンパクトサイズの日記帳です。この手帳はよくある見開きで1週間の予定やタイムスケジュール表が書かれている手帳ではなく、1日１ページが割り振られており、ページには罫線以外何も引かれていません。

中田のスケジュール管理の方法は

①手帳の一番左に、日々のルーティーンワーク、今日中もしくは早めにしなければいけない仕事を思いつく限りに並べる

②手帳の真ん中に、事務的な仕事やプライベートで平日日中にすませたい事を書く

③手帳の一番右に、中長期で取り組まなくてはいけないこと、目先問題にはならないが解決しなくてはいけない課題を書く

④手帳の左の欄のやること対しての取り組み順位を付ける

⑤左の項目の順位順に仕事をする

⑥仕事が完全に終わったら、項目全部に取り消し線を引く。仕掛りで終わったら、項目の半分までに取り消し線を引く。

⑦先の日にやらなくてはいけない事が発生した、場合は日付蘭の横の余白に書いておく

⑧1日が終わったら手帳を見直す。やり残した事があれば、次の日の手帳のに書き、明日することの優先順位を決めておく。

基本的な使い方は、一世を風靡した「フランクリンプランナー」と同じです。

（フランクリンは3年ほど使用していましたが、重さに耐えきれなくなり、今は使用していません）

私はスケジュール管理のコツは、やるべき事はひとつのメモ帳にまとめることだと思います。そのあたりのメモやポストイットに書く方法は何か抜け漏れがないかとか、大事な事を書いたポストイットが剥がれてしまわないかが気になって私には向きませんでした。

タスクは一箇所に書き、書いて優先順位を付けて取り組み始めたら後は作業に集中する事です。このやり方をするとタスクが大量にある時は、うんざりするかもしれませんが、ひとつずつタスクを終わらせて取り消し線を引く時に一歩進んだと自分を励ますことが出来るのです。

頭の中でタスクを管理するのは、パソコンに例えると余計なメモリーを使用した記憶しているのと同じ状況です。タスク管理は貴重な脳以外の場所に吐き出し、脳みそは仕事を行うことに全部使用する、これが私のタスク管理法です。大量の仕事に悩まれている方の一助になれば幸いです。