過去の自分の仕事からパクル

先日同僚の一人から相談事を持ち込まれました。その方は月一度レポートの作成業務を行っているのですが、レポート作成に使用しているExcelファイルが重くなって仕方がないとのことでした。

そのレポートは、以前中田の部署に業務委託で働いていた人が2年前に作成したものなのですが、中田の部署は1年前にその業者との契約を打ち切りにしました。その際にその業務を引き継いだのが今回相談を持ちかけられた同僚の人だったのですが、レポート作成の方法は

教えてもらったのですが、中で行われている仕組みについては、ほとんど引き継ぎをしていなかったそうです。

そこでExcelに詳しい中田に相談を持ちかけられたわけです。

中田はそのExcelを見て思ったのは、まあよくこんな複雑なロジックでレポートを作成していたなと思いました。Excelシートが約20枚もあり、かなり大量の関数と外部リンクが含まれていました。この仕様にすれば、このExcelひとつで作業を完結する事は出来るのですが、データ量が増えればデータの読み取りや関数の計算に時間がかかります。

作成した2年前から比較すると、その業務のデータ量は約3倍になったとのことでしたので、データ量に従いこのロジックが通用しなくなったのです。

中田はExcelの「マクロ」を使用する事で、余計なリンクや関数を除去しました。約2時間程の時間をかけて、ファイルが問題なく動くのを見て「仕事早いですね」と感心されました。

ただ中田が今回の仕事を急スピードで対応できたのは理由があります。実は似たような仕事を以前やった事があり、そこで作成した「マクロ」を今回の仕事に借用する事に徹したからです。

今回のExcelにしてもやっているは、他のファイルにある必要情報を検索してきて集計してひとつのExcelに集約することでした。そうした似たような仕事は過去にやった事がありましたので、その時のExcelファイルを探しその際に書かれた「ソース」を少し応用して、今回のExcelファイルに貼り付けたからです。

もし最初から「ソース」を書いたとしたら1日仕事になったでしょう。ただ今回必要なのは、Excelが重くて動かないとの同僚の悩みを解決する事でしたので、丁寧に「ソース」を書くより、以前書いたものに応用を加えて充分だと判断したのです。

仕事を早く進めるコツは、自分の過去の仕事であろうと他人の仕事であろうと「パクレル」点はとことん「パクル」ことです。デジタル化時代になり、他人の仕事をコピーするのは本当に簡単になりました。コピーすれば30秒で済む仕事を、イチから始めて時間を無駄にする事はないと思います。

時間は1日24時間誰にでも与えられていますが、失って取り返しのつくものではありません。時間を大切にする為にも「パクレル」点は「パクル」のは、浮いた時間を他に使う為には非常に大切なことではないかと中田には思えます。