仕事を人にまかす②

前回に、仕事を他人に任す際には手順書をしっかり用意し対応すべきだと書かせいていただきましたが、実際手順書を作るのはなかなか面倒な作業です。

特にパソコンを使っての作業は、文書でいくら書いても実際の画面を見せなくてはなかなか理解してもらえないものです。そんなパソコンを操作する手順書を作成する際に強い味方になるフリーソフトがあります。

それは、「WIN SHOT」です。

このソフトは、パソコンの画面全部もしくは、指定した画面の一部を画像ファイルで保存する機能をもっています。

手順書を作成する際にこのソフトが便利なのは、引き継ぎをする際の自分の作業画面を、「WIN SHOT」でどんどん画像として保存していき、保存した画面をWordやExcel・PowerPointに貼り付け、画像にコメントを付与すれば簡単に、手順書が作成出来るのです。

私もこれまでいくつも手順書を作成してきましたが、文書だけ手順書よりも画像付きの手順書の方が、引き継いだ人の理解も速く、ミスも起こる機会がすくなかったです。

何よりも手順書を作る側に回れば、仕事をされる側でなく、仕事を作る側に回れます。手順書作りをしたことがない人は「WIN SHOT」を使って是非作成されるようお勧めします。