仕事を人にまかす①

以前仕事の話を書いた際に、職場に来て最初のうちは仕事を色々引き受けて覚えるべきだとお話ししました。しかし、仕事を引き受けていく一方ですと、いずれ自分のキャパシティに限界が生じます。

そのような状態で、今の仕事を抱えたままですと新たな仕事を引き受けることが出来なくなるか、無理して仕事をするより他なくなります。どちらも自分にとって望ましい状況ではないだけに、早めに解消する必要があります。

その方法のひとつとして、他の人に自分の仕事をまかすことがあります。他人に仕事をまかすのは、二つのメリットがあると思います

①他の人にするべき仕事を与える事で出来る

②空いたキャパシティを生かして新たな仕事に取り組める・創造出来る

鍵になるのは②の考え方だと思います。他の人に仕事をしてもらって楽になるのではなく、あくまで新たな仕事に取り組むために自分の仕事を他人に振るのです。

他人に自分の仕事を振って楽するだけのままですとあなたは新たな価値を生み出していない一方で、あなたの仕事は通常あなたより給料の安い後輩や派遣社員の人がやっている状態ですので、あなたは結局は自分の価値を貶める結果になりかねません。

なお、他人に自分の仕事の引き継ぎ作業を行う際には、よく口頭だけで指示をすまそうとする方もいますが、必ず文章化した手順書を用意すべきだと思います。

口頭での指示はあいまいになりがちですし、引き継いだ方のスキルが低いと引き継いだ業務でミスが生じて、前任者のあなたが処理しなくてはならなかったり、前任者のあなたの引き継ぎ不足としてあなたが責任を取らなくてはいけない事態になりかねません。

その点手順書があれば、引き継ぎ相手は作業内容を確認しながらすすめますのでミスも起こりづらいですし、よしんばミスが発生しても手順書がしっかりしていれば、手順書に従わなかった（あるいはちゃんと読んでいなかった）側のミスとされます。

また、それ以降に引き継ぎ業務が発生した際も、次の担当者に引き継ぎ書を渡せばいいだけですので、引き継ぎの効率化も図れます。

確かにマニュアルや手順書を作るのは面倒ですが、このようなメリットもありますので、仕事を多く抱える人や新たなステージに向かいたい方は積極的に作成すべきと思います。手順書の作り方については、次回に書きます。