究極の効率化ツール

以前仕事の成果は３つの掛け算で決まるとのことを書かせていただきました。

仕事の成果（アウトプット）＝仕事の知識×スピード×段どり

仕事のスピードを上げる方法については以前書かせていただきましたが、今日は段取りに関する話をさせていただきます。

中田は事務職の仕事をしているのですが、一番面倒な仕事は全国にある営業所にデータを作成して、配布する作業でした。営業所は全国に100近くもあり、データを作成するのも大変でしたが、100個分のリストを作るのは一日がかりの仕事でしたし、データを100カ所に送付するのも同様でした。

この状態2ヶ月間程続いた後さすがに現状を放置しては、たちゆかないと思いました。悩んでいた時に、システムに詳しい人から

ExcelのVBAを覚えれば解消すると思いますよ

との指摘を受け、ホームページを探しました所、土日二日間で教えてくれるコースがありましたので、受講してみることにしました。

教わった結果すぐに分かったわけではなかったのですが、とにかく今抱えている業務を何とかしないといけないと思いましたので、空いた時間を使ってちまちまVBAを書きあげました。平日に時間がない時は土日にも会社に出た結果1ヵ月程して、VBAを仕上げる事が出来たのです。

結果は劇的なものでした、それまで1日がかりで、2～3人で行っていた仕事が私一人でかつ、わずか30分で終わってしまったのです。

その後も営業所にリストを配布する仕事は減る事はなく増える一方だったのですが、最初作成したVBAを若干修正するだけで対応する事が出来ましたので、作業時間は同じように30分で終わることができました。

このVBAを作成できるようになったことは、私の業務効率を上げる上でも決定的な影響を与えました。単純な繰り返し作業であるなら、普通の人が行うより数倍の速度で仕事を行うことが出来ましたし、何より自分の仕事を人に行ってもらうのもとても簡単になったのです。

自分でVBAを作成出来るようになって、初めて「仕組化」の意味が分かるようになりました。そして「仕組化」こそ、段取りの最も優れた形であると中田は理解できるようになったのです。