打ち合わせを減らす②

昨日のブログで打ち合わせを減らせないのであれば、打ち合わせの時間を減らせばいいと話しました。では打ち合わせの時間を減らすにはどうすればいいのでしょう

それは打ち合わせ前にしっかり準備することです

ここでいう準備とは、会議室や会議で使う資料を準備する事だけを示しているのではありません。会議で何を話しあうのか、何らかの結論を出すのか、結論が出なかった場合でも最低限何を決めるのかを前もって自分で準備することです。

会議や打ち合わせで最悪なのは何の結論も次にするべき事も決まらず、一方的な報告になったり、ああだこうだと言いあってしまう会議になることです。

私の課の課長に以前話された事ですが、1時間の会議といっても出席者全ての1時間当たりの給料をコストと考えれば結構な額になる。そのコストを払うだけの価値がその会議にあるのかをしっかり考えないといけません。

また特に何かを決めるわけでないブレインストーミングのような打ち合わせでは時間遵守を基本とすべきです。ブレストのような打ち合わせは脳が活性化しているのが鍵なのですから、疲労感を生む1時間以上のプレスとは個人的には避けるべきだと思います。1時間かかって特にいいアイデアが生まれていようでしたら、仕切り直しする位の感覚でよいのではないかと思います。

以前デールカーネギーの本に会議で時間を取られる事に悩んでいた経営者が、会議を大幅に減らした方法が書いていました。それは会議に望む際には出席者に次の点を守らせたからと書いています。それは、「問題が何であり」、「要因は何であり」、「解決策として考えられるものは何か」を事前に用意するさせたことです。

実際の所は会議の時間が減るどころか会議そのものがなくなってしまったようです。確かに上の3要素を揃えられるようでしたら、会議ではなくちょっとした相談レベルで問題は解決しそうですからね。中田も会議に望むにあたってはここまで徹底するのは無理かもしれませんが、こんな状態を目標にして事前準備を徹底させたいと考えています。