しまう場所は一箇所にする

中田は数年前から大学のOB会の幹事を務めています。中田の仕事は会計の仕事で、OB会とはいえ本部から予算を貰いそれを使用している以上、会計報告書の類のものは年1回は作成しなくてはいけません。

年1回とはいえその作成作業は結構面倒なものがあります。正直1年前に何の件で予算を使ったのかは覚えていないケースはまあまああるのですが、それでも中田がまがりなりに役目を果たせているのは、あるコツがあったからです。

それはOB会関係の書類をひとつのクリアファイルにまとめているからです。まとめているときちんと整理されている印象を持つかもしれませんが、実態は投げ込んでいるだけです。数年前の書類も、直近の書類もゴチャゴチャになっています。

勿論必要とする書類を探す際には時間はかかるのですが、ひとつだけの利点はOB会関連の書類はここ以外にしまわないので、時間がかかってもこのファイル内を探せば必要とする書類はあるとの確信が持てている点です。

整理でよくないのは、細かく分けすぎる事だと中田は考えています。よく使用する資料ならある程度細かくしてもいいと思いまずが、仕事でたまにしか使用しない資料や参考用に取ってあるような資料であれば、しまう場所は一箇所にした方がいいと思います。

そもそもそうしたものは、どこに収納したのかを忘れているケースが多いですので、しまった場所を探すのに時間がかかるケースが多いのではないでしょうか。逆に中田のように、しまい方が滅茶苦茶でもしまった場所さえはっきりしているのであれば、探せば見つかるとの確信は持てていますので、ここにしまわなかったかもしれないと、無駄に別の場所を探すより労力はかからないと思います。

勿論整理の行き届いた人であれば、事がある度に整理されるのかもしれませんが、それが出来ない場合や性格的に出来ない人も多いかと思います。整理するのを後回しにするのであれば、必要な書類をしまう場所は一箇所にする、これが後で困らない為の秘訣ではないかと中田と思うのです。